システム一元化と口座振替の連携で 月次業務の時間を4分の1に大幅短縮

導入にあたって一番の懸念はコストでした。これまではExcel管理で費用がかかっていなかったため、ランニングコストが発生することに躊躇がありました。しかし、ネオスの担当者から「IT導入補助金」の活用やキャンペーンの提案をいただき、実質的な負担を大幅に抑えられることが分かり、背中を押されました。

また、担当の方がマンション管理業務を熟知されていた点も決め手です。こちらの運用状況を見た上で「MAMA10ならこう実現できます」と具体的に提案してくださり、画面デモを通じて「今の帳票と同じものはこれです」と示してくれたので、発注前に運用のイメージが明確になり、安心してお願いすることにしました。

導入後、業務にかかる時間や手間は、体感値として以前の3分の1から4分の1程度にまで削減されました。特に効果が大きかったのは、口座振替システムとの連携による収納業務の効率化です。

以前は「通帳記帳のための移動」「目視確認」「手入力」「ダブルチェック」という工程に追われ、ミスが許されないプレッシャーも常に感じていました。システム連携後はこれらの物理的・精神的負担から解放され、ボタン一つで正確に完了する安心感は何物にも代えがたいです。

また、情報が一元化されたことも大きな変化です。以前は「経理はこのファイル」「修繕履歴はあの台帳」といった具合に情報が散在しており、必要なデータを探したり突き合わせたりするだけで一苦労でした。

MAMA10導入後は、組合管理に必要な処理が同じシステム内でシームレスに行えるようになり、ファイルを行き来する無駄な時間がなくなりました。何より、複雑な独自マクロの管理から解放され、「エラーが起きたらどうしよう」という不安なく、誰でも安定して業務を行えるようになったことが、精神的にも非常に大きなメリットだと感じています。

「セルフ導入パック」という名称から、当初は自分たちだけで設定などを完結させなければならないと思っていましたが、実際には非常に手厚いサポートがありました。導入時のZoomレクチャーはもちろん、作業中に不明点があればチャットですぐに回答をもらえましたし、複雑な内容には電話で対応していただくこともありました。

専任のシステム担当者がいなくても、業務を熟知したネオスさんの伴走があれば、スムーズに運用定着までたどり着けると思います。弊社のように管理戸数が少ない会社でも、コストを抑えて高機能なシステムを導入できる点は大きなメリットであり、同規模の管理会社様にも自信を持っておすすめできます。

今後は、システム化によって生まれた時間と余裕を、本業の拡大に投資していくつもりです。

具体的には、マンションや賃貸管理の新規受託に向けた営業活動を強化したり、オーナー様からの売却・購入相談といったプラスアルファのニーズに応えたりと、「攻め」の業務に注力していきたいと考えています。事務作業を効率化できた分、お客様へのサービス向上や事業成長にリソースを割ける体制が整いました。