現場と経理のデータ連携で 月次報告の作成時間が劇的に短縮

以前は、フロント担当者が入出金予定を管理・入力していたため、どうしても経理側の数字と合わないことが多発していました。決算期になると、そのズレの原因を調べるためだけに丸1日、時には2日かかることもあり、現場も経理も疲弊していました。
ZOE導入後は、既存の会計システム「MAMA」とデータ連携ができるようになったのが本当に大きいです。現場で入力した発注・請求データがそのまま会計側で参照・活用できるため、経理側での確認作業やデータの打ち直しが大幅に減りました。
おかげで数字のズレもなくなり、以前は1日がかりだった月次報告書の作成（作業報告と会計報告の合算）も30分程度で完了するように。フロント担当者は本来の業務に集中できるようになり、経理としても非常に助かっています。

フロント業務では、契約書や発注書、請求書など作成すべき書類が膨大にあります。以前は担当者ごとに独自のExcelで作成していたため書式もバラバラで、経理担当者が内容を確認するのも一苦労でした。
ZOE導入後は、システムにデータを入力するだけで、「工事確認書」をはじめ、発注書や請求書といった必要な帳票がセットで自動作成されます。ワンクリックで出力して事務に回すだけなので、書類作成の工数が劇的に減りました。
また、会社としてのガバナンス強化にもつながっています。書式が統一されたことで、「システムから出力された正規の書類がなければ出金処理をしない」というルールを徹底できるようになりました。これにより、担当者が勝手に工事を発注してしまうといったリスクを未然に防ぐことができます。
さらに、年間の「工事記録」なども物件ごとにすぐに出力可能です。以前は担当者しか分からなかった情報が、今では経理スタッフでも対応できるようになり、情報の透明化と属人化の解消を強く実感しています。

正直に申し上げると、導入当初は大変でした。「今まで通りのやり方でいいじゃないか」という現場の反発もありましたし、何より既存の物件情報をすべてシステムに入力するのは、かなりの労力と時間が必要です。実際、最初の1年ほどはほとんど稼働していなかった時期もありました。
しかし、トップダウンで「とにかく使うぞ」と決めて入力を進めた結果、今では「これがないと業務が回らない」とスタッフ全員が口を揃えるほど、不可欠な存在になっています。一度データを登録してしまえば、日々のルーチン業務は驚くほど楽になりますし、ミスもなくなります。新規物件が増えた際の登録も、日常業務の中で十分対応できるレベルです。
最近、同業の管理会社から「ZOEってどう？」と相談を受けた際も、「絶対に入れた方がいいよ」と自信を持って勧めました。ただ、「便利にはなるけれど、最初のデータ入力は人がやるものだから、導入時は人手が必要だよ」とも正直に伝えました（笑）。それだけの初期コストをかけてでも、得られる業務品質の向上と効率化のメリットは計り知れません。
今後は、居住者向けポータルサイトとの連携などでさらにペーパーレス化を進め、ZOEで生み出した時間をより質の高い管理業務に充てていきたいと考えています。